02 Erste Schritte & Login

Konto erstellen

1. Registrieren Öffne die App und tippe auf Registrieren. Gib Namen, E-Mail-Adresse und ein Passwort ein.
2. E-Mail bestätigen Du bekommst eine Bestätigungsmail. Tippe auf den Link darin, um dein Konto zu aktivieren.
3. Profil vervollständigen Ergänze optional ein Profilbild und deine bevorzugten Sportarten — so passen Empfehlungen und Spiel-Einladungen besser.
4. Loslegen Fertig. Du kannst sofort Plätze suchen, Spielen beitreten oder deinem Club folgen.

Anmelden

Melde dich mit E-Mail und Passwort an. Passwort vergessen? Tippe auf Passwort vergessen, gib deine E-Mail ein und folge dem Link, den wir dir schicken.

Zwei-Faktor-Bestätigung

Du kannst dein Konto zusätzlich zum Passwort mit einem Code per E-Mail absichern. Das ist freiwillig — schaltest du es ein, gilt es für beide Anmeldewege, in der App wie im Web.

1. Einschalten Unter Profil → Einstellungen → Sicherheit aktivierst du die Zwei-Faktor-Bestätigung.
2. Anmelden Nach Passwort und E-Mail fragen wir einen sechsstelligen Code ab, den wir dir schicken.
3. Gerät merken Auf deinem eigenen Gerät kannst du dich merken lassen — dann fragt der zweite Schritt dort eine Weile nicht mehr nach.

Zugang zu Trainer-Hub & Partner-Plattform

Diese Oberflächen sind rollenbasiert. Bist du als Trainer:in oder Betreiber:in freigeschaltet, meldest du dich mit demselben oClub-Konto an — es ist keine separate Registrierung nötig. Fehlt dir der Zugang, wende dich an deinen Verein oder an den Support.

03 Sich zurechtfinden

Die Mitglieder-App ist um eine feste Leiste am unteren Rand (Handy) bzw. oben (Desktop) aufgebaut. Über sie erreichst du alle Hauptbereiche mit einem Tipp:

04 Buchen — Platz, Kurs, Trainer:in

Unter Buchen findest du alles, was du reservieren kannst: einen Platz, einen Kurs oder eine Einheit bei einer Trainer:in.

Mitspieler:innen finden

Fehlt dir noch jemand? Über Spieler:innen finden zu einer Platzbuchung kannst du deine Partie ausschreiben, damit andere beitreten. Umgekehrt findest du unter Spiele offene Partien, denen du dich anschließen kannst.

Eine Trainer:in buchen

Unter Buchen → Trainer öffnet sich das Trainer-Verzeichnis. Tippe auf ein Profil, um Sportarten, Beschreibung und Verfügbarkeit zu sehen, und buche eine Einheit direkt.

Buchungen & Anfragen verwalten

Alle Reservierungen laufen unter Buchungen zusammen — Plätze, Spiele und Kurse gemeinsam. Manche Buchungen erfordern eine Bestätigung durch die Anlage oder Trainer:in; solche findest du unter Buchungen → Anfragen, wo du zusagen oder absagen kannst.

05 Spiele

Der Bereich Spiele ist das Herz der Community: hier organisieren Mitglieder offene Partien und schließen sich anderen an. So sieht ein Spiel aus:

Einem Spiel beitreten

1. Stöbern Offene Partien in deiner Nähe — mit Sportart, Ort, Zeit, Niveau und freien Plätzen.
2. Spiel öffnen Alle Details: wer schon dabei ist, wo gespielt wird und was es kostet.
3. Beitreten Dein Platz ist reserviert; dein Anteil am Preis wird dir angezeigt.
4. Absprechen Jedes Spiel hat einen eigenen Chat — für Treffpunkt, Ausrüstung oder Änderungen.

Ein eigenes Spiel erstellen

Tippe in Spiele auf Neues Spiel. Wähle Sportart, Ort und Zeit, lege Teilnehmerzahl und Niveau fest und veröffentliche. Als Ersteller:in kannst du dein Spiel jederzeit bearbeiten oder absagen.

06 Clubs & Community

Clubs (Communities) sind die Gruppen rund um deinen Verein. Hier siehst du einen Feed mit Ankündigungen, Events und Beiträgen.

Einen Club gründen

Über Community → Neuer Club kannst du selbst eine Gruppe anlegen, sie beschreiben und andere einladen. Als Gründer:in verwaltest du Mitglieder und Beitrittsanfragen (siehe Community-Verwaltung).

Nachwuchs-Trainer:innen unter 16

oClub ist grundsätzlich ab 16 Jahren. Für junge Nachwuchs-Trainer:innen zwischen 14 und 16 Jahren gibt es eine begleitete Ausnahme: Sie dürfen sich selbst registrieren, müssen danach aber innerhalb von 14 Tagen von einem Club betreut werden.

1. Registrieren mit Einwilligung Bei der Anmeldung wählt die Person „Ich bin Nachwuchs-Trainer:in unter 16" und gibt ihr Geburtsdatum sowie Name, E-Mail und die ausdrückliche Einwilligung eines Elternteils bzw. der/des Erziehungsberechtigten an. Personen unter 14 Jahren können sich nicht registrieren.
2. 14 Tage bis zur Betreuung Nach der Anmeldung hat die Person 14 Tage Zeit, einem Club (Verein/Community) als betreutes Mitglied beizutreten. In der App wird ein Hinweis mit verbleibenden Tagen angezeigt. Ein Club kann sie auch direkt einladen oder aufnehmen.
3. Ohne Betreuung: Account pausiert Wird die Person nicht rechtzeitig einem Club zugeordnet, wird der Account vorübergehend gesperrt (nur noch ein Warte-Bildschirm), bis ein Club die Betreuung übernimmt. Der betreuende Club gilt als betreuende Stelle.

07 Kurse & Academy

Kurse sind angeleitete Trainingsangebote — vom wöchentlichen Kindertraining bis zum Erwachsenenkurs. Die Academy bündelt „eine Sportart lernen“ mit passenden Trainer:innen.

Einen Kurs finden & belegen

1. Katalog öffnen Gehe zu Buchen → Kurs (oder in den Academy-Bereich, falls freigeschaltet).
2. Kurs wählen Beschreibung, Termine, Ort, Trainer:in und Preis prüfen.
3. Anmelden Für dich selbst oder für dein Kind (siehe Kinder-Profile).
4. Verfolgen Deine Kurse erscheinen unter Profil → Kurse mit allen Terminen.

Wenn du selbst Einheiten gibst

Bist du als Co-/Trainer:in eines Kurses eingetragen, findest du unter Profil → Coaching deine geleiteten Kurse samt Teilnehmerliste und kannst je Einheit die Anwesenheit / Check-in erfassen. Die vollständige Kursverwaltung läuft über den Trainer-Hub.

08 Events

Im Events-Bereich findest du angemeldete oder ticketierte Veranstaltungen deines Clubs oder Sportzentrums — Turniere, Vereinsfeste, Schnuppertage.

09 Profil, Kinder & Codes

Unter Profil verwaltest du dein Konto und alles, was daran hängt.

Kinder-Profile

Über Profil → Kinder legst du für jedes Kind ein eigenes Profil an. Bei der Anmeldung zu einem Kurs oder Event wählst du dann, wer teilnimmt — du oder ein Kind. So bleiben Anmeldungen sauber getrennt.

10 Zahlung & Rechnungen

Je nach Anlage und Verein zahlst du auf unterschiedliche Weise. Was für dich gilt, wird dir immer vor der Bestätigung angezeigt.

Rechnungen und Belege zu deinen Buchungen findest du bei der jeweiligen Buchung bzw. bei deinem Verein. Bei Fragen zu einer konkreten Abrechnung hilft dir dein Verein oder die Anlage direkt weiter.

11 Trainer-Hub — Überblick

Der Trainer-Hub ist deine Arbeitsoberfläche als Trainer:in. Du meldest dich mit deinem gewohnten oClub-Konto an — vorausgesetzt, dein Verein hat dich als Trainer:in freigeschaltet.

Ein Konto — ein aktiver Kontext

Oben in der Seitenleiste wählst du deinen aktiven Kontext: „Ich“ (Eigenangebot) oder einen deiner Vereine. Fast alle Listen — Kurse, Termine, Teilnehmer:innen, Vergütungen — zeigen immer nur den gewählten Kontext, nicht alles gleichzeitig. Fehlt dir etwas, prüfe zuerst, ob der richtige Kontext aktiv ist.

Die Bereiche im Überblick

So ist das Menü der Plattform aufgebaut — vier Gruppen. (Die Kapitel dieses Handbuchs stehen weiter unten und folgen einer eigenen Reihenfolge.)

12 Kurse anlegen & führen

Vom leeren Formular zum veröffentlichten Kurs — und was danach mit den einzelnen Einheiten passiert.

Kurs anlegen — Schritt für Schritt

Beim Anlegen (+ Neuer Kurs) triffst du zuerst zwei Grundentscheidungen:

1. Eckdaten Titel, Sportart(en) (auch eigene), Niveau (Alle / Anfänger / Fortgeschritten / Profi), Beschreibung, Lernziele und deine Stornobedingungen.
2. Einheiten planen (Wochenplan) Zeilen aus Wochentag + Start/Ende plus Zeitraum (ab–bis). Daraus erzeugt der Hub automatisch die einzelnen Einheiten — die Vorschau zeigt Termine, „X Wochen ab …“ und freie Plätze.
3. Preis & Plätze Preis pro Einheit oder gesamt; Warteliste an/aus; Mindest-/Höchstalter; max. Teilnehmer:innen; Platz/Anlage zuordnen (siehe Platzreservierungen).
4. Speichern Der Kurs wird laufend automatisch als Entwurf gesichert („Entwurf gespeichert“) — du kannst jederzeit später weiterarbeiten.

Veröffentlichen & Freigabe

Wie ein Kurs live geht, hängt von der Angebotsart ab:

• Eigenangebot: „Kurs veröffentlichen“ → sofort live, keine Freigabe nötig.
• Vereinskurs: „Zur Freigabe einreichen“ → Status Eingereicht. Die Sportleitung gibt anschließend mit „Freigeben & veröffentlichen“ frei. Ist etwas nicht bereit, erscheint „Freigabe blockiert: …“.

Einheiten steuern

Jede Einheit einer Serie lässt sich einzeln führen:

• Entfällt / wieder aktivieren — eine Einheit als „entfällt“ markieren (Badge entfällt, Teilnehmer:innen werden benachrichtigt) und bei Bedarf reaktivieren.
• Abschließen — eine Einheit als abgeschlossen markieren.
• Trainer-Team dieser Einheit — die Aufstellung je Einheit anpassen, inkl. Vertretung.
• Check-in starten — am Kurstag die Anwesenheit direkt erfassen.

Änderungen wirken sich nur auf zukünftige Einheiten aus — vergangene & besuchte Termine bleiben unberührt.

13 Rollen, Freigaben & Werkzeuge

Wer im Verein was freigeben darf, wie Vergütung geregelt ist, und was der Hub sonst noch mitbringt.

Rollen, Rechte & Freigaben

• Angebotsart — Eigenangebot (direkte oClub-Auszahlung) vs. Vereinskurs (Freigabe nötig, Vergütung über den Verein).
• Freigeben dürfen Sportleitung / Admin bzw. Personen mit vereinsweiter Freigabe-Berechtigung; offene Freigaben laufen unter „Freigaben“.
• Trainer-Team — die Kursleitung (Lead) muss ein echtes Konto sein. Co-Trainer:innen können echte Mitglieder oder Platzhalter („Name eintragen“, später verknüpfen) sein; eine Vertretung wird als „Vertretung“ markiert.

Weitere Werkzeuge

• Nachrichten & Vertretungs-Marktplatz — schreiben und Vertretungen organisieren.
• Einladungen & Anträge — Beitritte und Zuordnungen je Verein verwalten (mit Berechtigung).
• Ausbildung · Trainings-Journal · Drill-Bibliothek · Entwicklung — optionale Module rund um Aus- und Weiterbildung.
• Mein Profil — Trust-Score, Profiltext, Sportarten & Sprachen, Qualifikationen (Status: Ausstehend / Bestätigt / Abgelaufen / Abgelehnt), Ehrenkodex und BF geprüft.

14 Partner-Plattform — Überblick

Die Partner-Plattform ist für Sportzentren, Anlagen- und Vereinsbetreiber:innen. Hier verwaltest du deine Standorte und alles Kaufmännische rund um Buchungen. Du meldest dich mit demselben oClub-Konto an wie in der App; hast du Zugriff auf mehrere Betriebe, wechselst du den aktiven Betrieb oben in der Seitenleiste.

Belegungsplan, Tagesansicht. Die Farbe eines Blocks gehört der Kund:in bzw. dem Verein — nicht einem Status.

Die Bereiche im Überblick

Mehrere frühere Menüpunkte sind zu Reitern zusammengefasst, damit die Seitenleiste kurz bleibt: Standorte und der Lageplan liegen unter „Standort & Plätze“, Sperrtage unter „Öffnungszeiten“, Vereine unter „Kund:innen“, Serienlücken und Abgelehnt unter „Anfragen“.

Die Kapitel für Betreiber:innen

Alles Weitere steht in eigenen Kapiteln. Jedes ist für sich lesbar:

Wo du anfängst

Niemand liest ein Handbuch von vorne. Je nachdem, was du im Haus machst, sind das die drei Kapitel, die zählen:

15 Rollen, Team & Zugriff

Eine Rolle entscheidet, welche Menüpunkte jemand sieht und was er darin tun darf. Sie wird je Betrieb gepflegt, nicht zentral.

Rollen & Zugang

Was jemand sieht und darf, steht in seiner Rolle. Eine Rolle ist kein fester Titel, sondern eine Kombination aus acht Bereichen mit je einer Stufe — so lässt sich auch eine Rolle abbilden, die es in keiner Vorlage gibt („Hausmeister:in“, „Sportleitung“).

Die Übersicht sieht jede Rolle — ein Konto, das sich anmelden kann und auf eine leere Seite schaut, wäre kein sinnvoller Zugang. Jeder Betrieb startet mit fünf mitgelieferten Rollen:

Verwaltet wird das unter Team ▸ Rollen & Zugriff: dort steht je Rolle, welche Bereiche sie auf welcher Stufe hat und wer sie gerade trägt. Die drei unteren Rollen sind Vorlagen — umbenennbar, änderbar, löschbar; eigene Rollen legst du daneben an.

Rollen & Zugriff. Jede Spalte ist eine Rolle, jede Zeile ein Bereich — „Platzwart:in“ ist eine selbst angelegte.

Zusätzlich sind viele Bereiche tarifabhängig freigeschaltet (Rechnungen, Routing, Stammzeiten, Team, Dienstplan, Inventar, Berichte, Datenmanager …). Ist ein Bereich in deinem Tarif nicht enthalten, erscheint er auch mit passender Rolle nicht.

Team, Besprechungen & Schnellsuche

• Team — drei Reiter: Mitglieder (per E-Mail einladen, Rolle vergeben), Benachrichtigungen (wer welche Betriebs-Mails bekommt) und Rollen & Zugriff (siehe oben).
• Dienstplan, Aufgaben (Wartung/To-dos, auch direkt aus einer Buchung) und Inventar.
• Besprechungen — Termine mit Teilnehmerliste und Zu-/Absage; Kolleg:innen aus dem Team werden vorgeschlagen, Externe kommen über ein freies Adressfeld dazu.
• Schnellsuche ⌘K — mit ⌘K / Strg+K öffnen und zu Buchungen, Kund:innen, Rechnungen, Plätzen oder Aktionen („Neue Rechnung“, „Verein anlegen“ …) springen — immer nur zu Bereichen, die deine Rolle erreichen darf.

16 Standort, Plätze & Zeiten

Bevor gebucht werden kann, muss die Anlage stimmen: welche Plätze es gibt, wann offen ist und wann nicht.

Standort & Plätze

Ein Menüpunkt mit bis zu drei Reitern — das Haus, was darin steht, und wo es steht:

• Standort (bzw. Standorte ab dem zweiten) — Stammdaten, Adresse und Sichtbarkeit der Anlage; von hier legst du weitere Standorte an.
• Plätze — anlegen und bearbeiten: Name, Slug (URL-Fragment), Sportarten (inkl. primärer) und Zusatzleistungen (z. B. Flutlicht). Für teilbare Hallen wählst du eine übergeordnete Halle → Teilfelder als Eltern/Kind-Struktur.
• Lageplan — Standort-Pin und Platz-Umrisse auf der Karte.

Öffnungszeiten & Sperrtage

• Öffnungszeiten je Anlage, als Wochenraster.
• Sperrtage (zweiter Reiter) — Feiertage und Blackouts, für einzelne Standorte oder alle auf einmal; österreichische Feiertage lassen sich für ein ganzes Jahr importieren, statt sie einzeln einzutragen. Ein Sperrtag blockt den Tag auch in der App und im Verfügbarkeits-Widget.

17 Belegungsplan & Buchungen

Der Belegungsplan ist der Bildschirm, der den ganzen Tag offen bleibt.

Belegungsplan

Der Belegungsplan ist die zentrale Ansicht deiner Plätze — als Tag, Woche (Stunden- oder Streifenansicht) oder Monat (Chips oder Heatmap), mit Sportart-Filter über allen Ansichten und optional mehreren Standorten gleichzeitig.

• Neue Buchung — Platz, Datum, Beginn/Ende/Dauer, Sportart, Kund:in, Rhythmus (einmalig oder Serie), Zahlungsart, Extras, Preis (Netto / USt / Rabatt), Notiz — mit Live-Vorschau und „Alle frei“-Prüfung.
• Bestehende Buchung (Slot-Detail) — Kund:in ändern, Termin verschieben & Platz wechseln (Preis wird neu berechnet, ein manuell gesetzter Preis bleibt erhalten), Preis überschreiben, Extras hinzufügen/entfernen, Aufgabe erstellen.
• Serien — eine ganze Wiederholung in einem Schritt; fehlgeschlagene Termine werden zu „Serienlücken“ und lassen sich später nachbuchen.

Slot-Detail mit Serien-Geltungsbereich. Der Hinweis nennt vor dem Speichern, was nicht mitgeht.

Farbcodierung

Farben stehen für Vereine bzw. Kund:innen (Schulen, Vereine, Gäste …), nicht für einen Status. Die Farbe legst du je Verein/Kund:in fest (Vereinsfarbe hat Vorrang); ohne eigene Farbe gilt der Standard-Ton. Für einen Verein ausgeblendete Blöcke erscheinen anonym als „Belegt“.

18 Anfragen & Stammzeiten

Nicht jede Buchung entsteht bei dir. Anfragen kommen von Vereinen und aus der App und wollen beantwortet werden — Stammzeiten sind der Gegenentwurf dazu: einmal vereinbart, dann wiederkehrend.

Anfragen bearbeiten

Unter Anfragen laufen Reservierungs-Anfragen von Vereinen und oClub-Mitgliedern in einem Posteingang zusammen (ein Kanal-Chip unterscheidet sie; aktualisiert alle 30 Sekunden). Die Zahl im Menü und die Zahlen auf den Reitern zählen dieselben Standorte wie die Liste darunter.

Ein Posteingang für beide Kanäle. Der Zähler im Menü und die Zähler auf den Reitern messen dieselben Standorte wie die Liste.

1. Bestätigen Optional den Preis überschreiben (gilt nur für diesen Termin); ein passender Tarif wird automatisch vorgeschlagen. Zeit, Platz und Extras lassen sich beim Bestätigen noch anpassen.
2. Ablehnen Ein Grund ist Pflicht — Vorlage oder Freitext. Er wird der anfragenden Person mitgeteilt.
3. Erstkontakt zuordnen Einen noch unbekannten Verein einer Kund:in zuordnen.

Reiter mit Live-Zähler: Offen · Serienlücken (fehlgeschlagene Serientermine) · Abgelehnt (Protokoll mit Grund und Bearbeiter:in). Abgelaufene Anfragen erstatten eine vorab eingezogene Zahlung automatisch zurück; die Antwortfrist stellst du unter Einstellungen ▸ Stornofristen ein.

Stammzeiten

Wiederkehrende Fixzeiten für Vereine: per Assistent anlegen, in konkrete Buchungen „materialisieren“ und als iCal exportieren — inklusive Saison-Stundenübersicht. Wer über eine ganze Saison faktisch denselben Slot hält, ohne dass eine Stammzeit hinterlegt ist, findet sich unter Datenmanager ▸ Analyse ▸ Stammzeiten.

19 Preise & Tarife

Preise sind der Teil, an dem am meisten schiefgehen kann — und der einzige, der still schiefgeht. Dieses Kapitel erklärt, wie ein Preis zustande kommt.

Preise

• Tarife je Platz und Sportart auf einer Tageszeit-Achse; Umschalter Netto/Brutto (inkl. österr. USt).
• Gruppen — über „Preise für“ nimmst du eine Tarifgruppe als zweite Spur in die Matrix dazu und siehst sofort, wie weit sie vom Standardpreis abweicht; „Gruppen verwalten →“ daneben führt zu Mitgliedern und Gruppenpreisen (siehe unten).
• Sonder- bzw. Kundenpreise für einzelne Kund:innen oder Vereine — im jeweiligen Kundendetail unter Konditionen.

Die Tarifmatrix für einen Platz. „Preise für“ legt eine Gruppe als zweite Spur darüber — der Abstand zum Standardpreis wird dadurch sichtbar, statt errechnet zu werden.

Tarife & Tarifgruppen — so entsteht ein Preis

Ein Preis ist nie fest verdrahtet — er wird bei jeder Buchung aufgelöst. Es gilt die Best-Preis-Garantie: von allen Tarifen, die auf die:den Buchende:n zutreffen, gewinnt automatisch der günstigste. So kannst du eine breite Grundregel setzen und einzelnen Vereinen, Gruppen oder Kund:innen gezielt bessere Preise geben, ohne alles doppelt zu pflegen — und die Empfehlung im Betrieb ist dieselbe, die die:der Kund:in in der oClub-App oder im Trainer-Hub sieht. Kund:innen können ihren Preis nicht selbst wählen.

Aufschläge bleiben. Die Best-Preis-Wahl gilt zwischen diesen Ebenen. Innerhalb einer Ebene greift weiter der passendste Tarif — ein bewusst gesetzter Abend-/Peak-Aufschlag auf den Standardpreis wird also nicht vom günstigeren Tagespreis derselben Ebene unterlaufen.

Tarifgruppen (Gruppen)

Eine Gruppe bündelt mehrere Vereine und Kund:innen, die dieselben Preise bekommen (z. B. „SPORTUNION-Mitglieder“, „Schulen“, „Fachverbände“). Sie ist eine Sache mit drei Eigenschaften:

• Name — wie die Gruppe überall heißt.
• Farbe — der Ton im Belegungsplan und der Chip in der Kund:innen-Liste.
• Gruppentarif — die Preise je Platz, die für alle Mitglieder gelten.

Verwaltet wird das unter Preise → Gruppen: Gruppe anlegen, Farbe wählen, Mitglieder (Vereine und Kund:innen) hinzufügen und den Gruppentarif je Platz pflegen. Eine Person kommt in eine Gruppe über Kundendetail → Gruppe (bzw. Vereinsdetail → Gruppe) oder über den Import.

Eine Gruppe, kein Doppel. Früher gab es getrennte „Kategorien“ (nur Farbe) und „Tarifgruppen“ (nur Preis). Das ist jetzt zusammengeführt: dieselbe Gruppe trägt Farbe und Preis. Weist du also einen Verein „SPORTUNION“ zu, bekommt er automatisch die SPORTUNION-Farbe und den SPORTUNION-Tarif.

Eine:n Kund:in vom Gruppentarif ausnehmen

Weil immer der günstigste Tarif gewinnt, ist die Zuordnung zu einer Gruppe der Weg zu einem günstigeren Preis. Willst du eine:n einzelne:n Kund:in in der Gruppe belassen (für Farbe und Zuordnung), den Gruppenpreis aber nicht anwenden, schalte im Kundendetail → Gruppe den Regler „Gruppentarif anwenden“ auf „Ausgenommen“. Der Preis fällt dann auf den eigenen Sonderpreis oder den Standardpreis zurück; Farbe und Gruppenzugehörigkeit bleiben unverändert. Das ist die einzige Möglichkeit, mehr als den günstigsten Gruppentarif zu verrechnen.

Wo du die Preise wiederfindest

„Preise pro Platz“ im Vereinsdetail. Die Aufschlüsselung zeigt jeden zutreffenden Tarif — der berechnete markiert, der ausgenommene durchgestrichen.

Tarife importieren

Bestehende Preislisten müssen nicht abgetippt werden. Unter Datenmanager ▸ Import gibt es einen Tarife-Import aus Excel: Spalten für Platz, Gruppe, Wochentag/Wochenende und Preis. Nicht gefundene Gruppen werden beim Import angelegt, Plätze werden zugeordnet (bei Unsicherheit fragt der Assistent nach). Auch der Kund:innen-Import kann über eine Spalte „Gruppen“ jede Kund:in direkt der richtigen Gruppe zuordnen. Nichts wird geändert, bevor du es im Assistenten bestätigt hast.

20 Kund:innen & Vereine

Alle, mit denen du abrechnest, liegen in einem Verzeichnis — Personen, Firmen, Schulen und Vereine nebeneinander.

Kund:innen & Vereine

Kund:innen ist ein Verzeichnis für alle, mit denen du abrechnest — mit Reitern nach Art: Alle · Personen · Vereine (· Firmen · Schulen, sobald welche existieren). Gesucht wird über Name, Telefon und Aliasse; die Suche ist wortweise, damit „Sportunion“ auch die Personen dieses Vereins findet und nicht nur den Verein.

Ein Verzeichnis für alle, mit denen abgerechnet wird. Der Farb-Chip ist die Tarifgruppe — dieselbe Farbe wie im Belegungsplan.

Im Kundendetail: Stammdaten, Konditionen, Abrechnung & Zahlung (z. B. Rechnungszahlung erlauben), Gruppe, Steuerbefreiung, Farbe im Belegungsplan — dazu die Buchungen und Rechnungen der Person.

• Kundenkonditionen — Sonderkonditionen je Kund:in/Verein mit Gültigkeit (von/bis), Geltungsbereich (Anlage/Platz/Sportart), Wochentagen und Saison-Stundenkontingent. Konditionen einer Community lassen sich auf andere spiegeln.
• Vereinsdetail — Stammdaten, jüngste Buchungen, Mitgliederliste (einzelne Mitglieder blockierbar), Dach- und Sektionsverein. Je Anlage steuerst du unter Buchungsfreigabe, welche Vereine buchen dürfen.
• Zusammenführen — doppelt angelegte Kund:innen lassen sich zusammenführen; Buchungen und Rechnungen wandern mit.
• Vereine im oClub — die Vereine aus dem Alt-Import, die in der App noch keinen Club haben: je Verein entweder mit einem bestehenden Club verknüpfen oder einen neuen veröffentlichen. Bewusst eine Entscheidung pro Zeile statt eines Sammelknopfs — zwei gleichnamige Clubs mit echten Mitgliedern bekommt man nicht mehr auseinander.
• Registrierungen — wer über deinen verknüpften Verein neu zu oClub gekommen ist, samt Zuordnung zu einer Kund:in.

21 Kurse

Kurse gehören dem Trainer-Hub. Die Partner-Plattform zeigt sie, weil sie auf deinen Plätzen stattfinden.

Kurse

Unter Kurse siehst du jeden Kurs, der eine Einheit auf deinen Plätzen hat — live aus dem Trainer-Hub, Vereinskurse und Eigenangebote gleichermaßen. Die Partner-Plattform speichert dafür keine eigenen Kursdaten; der Hub bleibt die eine Quelle.

• Übersicht — alle Kurse über alle Standorte, filterbar nach Sportart, Status und Platz.
• Kursplan — die Einheiten im Zeitverlauf, passend zum Belegungsplan.
• Website — eine feste Adresse zum Einbetten der Kursliste auf deiner eigenen Website, mit Sichtbarkeit je Kurs und Live-Vorschau. Die Anmeldung läuft immer über die oClub-App.

Neben dem Lesen gibt es einen Schreibweg: Rollen mit Belegung & Zeiten ▸ Bearbeiten können einen Vereinskurs anlegen, dessen Einheiten auf die Reservierungen des Vereins gelegt werden.

22 Rechnungen & Abrechnung

Vom gespielten Termin zur ausgestellten Rechnung — und was passiert, wenn danach etwas nicht stimmt.

Rechnungen

Es gibt sechs Einstiege — vom ganzen Monat bis zur einzelnen Stunde:

Monatsabschluss — keine gespeicherte Momentaufnahme, sondern die laufend berechnete Antwort auf „was ergibt dieser Monat für wen“.

Prüfliste vor dem Abschluss. Jeder Punkt nennt die Zahl, den Grund und den Weg dorthin, wo er zu beheben ist.

Lebenszyklus: Eine Rechnung ist zunächst Entwurf (editierbar). Mit „Freigeben & Ausstellen“ bekommt sie eine Nummer und wird unveränderlich. Korrekturen laufen über eine Stornorechnung (negative Gegenrechnung) — eine ausgestellte Rechnung wird nie verändert oder gelöscht.

Die ausgestellte Rechnung. Ab der Nummer ist sie unveränderlich — Korrekturen laufen über eine Stornorechnung.

23 Berichte, Datenmanager & Routing

Was aus den Buchungen herauskommt, wenn man sie nicht als Rechnung braucht, sondern als Zahl, Datei oder Prüfung.

Routing, Berichte & Datenmanager

• Rechnungs-Routing — legt je Verein × Standort × Platz fest, welcher Betrieb abrechnet (Standard-Routing plus Ausnahmen).
• Förderbericht — Subventionsbericht als PDF/XLSX.
• Auszahlungen — was aus App-Zahlungen an dich fließt.

Der Datenmanager hat drei Reiter:

24 Einstellungen des Betriebs

Die Einstellungen sind in drei Gruppen geordnet; die Übersichtsseite zeigt je Bereich, ob etwas fehlt oder klemmt.

Einstellungen

Die Einstellungen sind in drei Gruppen geordnet; die Übersichtsseite zeigt je Bereich, ob etwas fehlt oder klemmt.

25 Empfang, Vereins-Zugang & Start

Drei Dinge, die neben der Verwaltung stehen: der Tresen, der Vereins-Zugang und der erste Tag.

Empfangs-Modus

Für das Tablet am Tresen gibt es eine eigene, aufgeräumte Oberfläche mit vier Ansichten — gedacht für ein Gerät, an dem mehrere Personen arbeiten:

• Jetzt — die Plätze als Kacheln mit dem, was gerade läuft, dazu Verspätungen und die nächsten Termine.
• Check-in — ankommende Gäste abhaken.
• Walk-in — Laufkundschaft in wenigen Griffen einbuchen. Setzt die Bereichsstufe Buchungen ▸ Voll verwalten voraus.
• Vorfälle — Schäden und Zwischenfälle festhalten.

Der Empfangs-Modus auf dem Tresen-Tablet — eine eigene Oberfläche, nicht die verkleinerte Verwaltung.

Vereins-Zugang (Self-Service)

Vereine bekommen keine Rolle in deiner Verwaltung, sondern eine eigene, schlanke Oberfläche — mit Übersicht der laufenden Saison, Stammzeiten, Neue Buchung für Extra-Slots außerhalb der Fixzeiten, Mitglieder (Liste & Einladen) sowie Rechnungen & Saldo. Extra-Buchungen laufen ohne Kartenzahlung und landen in deinem gewohnten Abrechnungsweg.

Onboarding & Auszahlungen

Neue Betriebe fragen den Zugang über „Betreiber anfragen“ an; oClub richtet den Betrieb ein und lädt das Team ein. Auszahlungen/Settlement laufen über hinterlegte Bankdaten (SEPA) und werden gemeinsam mit oClub eingerichtet.

26 Vereinsverwaltung

Bist du im Vorstand deines Vereins, bekommst du eine eigene Verwaltungsansicht — keine separate Anwendung und kein zweites Konto. Du öffnest sie in derselben oClub-App, in der du auch spielst.

1. Profil wechseln Über den Profil-Umschalter oben wählst du statt deines persönlichen Kontos deinen Verein.
2. Verwaltung öffnen Auf der Vereinsseite führt Verwalten in die Konsole.
3. Was du siehst, hängt an deiner Rolle Die Bereiche richten sich nach den Berechtigungen deiner Vorstandsrolle (siehe unten).

Die Vereinsverwaltung liegt in der oClub-App unter /communities/:id/manage — erreichbar über den Profil-Umschalter.

Rollen im Verein

Vier Rollen, drei davon im Vorstand. Was jemand darf, hängt an drei Berechtigungen, die die Rolle mitbringt:

Mitglieder

• Mitgliederliste — wer dabei ist, seit wann, mit welcher Rolle; einzelne Mitglieder einladen oder entfernen.
• Beitrittsanfragen — die Warteschlange der Leute, die deinem Verein beitreten wollen: aufnehmen oder ablehnen.
• Rollen & Rechte — Rollen vergeben und die Berechtigungen je Rolle nachlesen.
• Mentoring — Patenschaften zwischen erfahrenen und neuen Mitgliedern.
• Qualifikationen & Verhaltenskodex — Nachweise deiner Trainer:innen und die Zustimmung zum Kodex im Blick behalten.

Spielbetrieb & Platzbuchung

• Trainings & Spiele — Einheiten planen, durchführen und abschließen.
• Platz buchen und Meine Buchungen — dieselbe Platzsuche und dasselbe Slot-Raster wie im persönlichen Konto, nur geht die Rechnung an den Verein statt an dich.
• Events — Turniere, Vereinsfeste, Vorstandssitzungen und Generalversammlungen.
• Umfragen — eine Terminfindung oder eine Frage an den Verein.
• Ankündigungen — eine Nachricht an den ganzen Verein, mit Lesebestätigung.

Mein Verein

• Vereinsprofil — wie dein Verein in der App erscheint.
• Struktur — Dachverein und Sektionen.
• Dokumente — Statuten, Protokolle und was sonst greifbar sein soll.
• Regeln & Einstellungen — wie Beitritte, Sichtbarkeit und Benachrichtigungen gehandhabt werden.
• Auszahlung & Rechnung — Bankverbindung und Rechnungsdaten des Vereins.

27 Einstellungen & Datenschutz

Unter Profil → Einstellungen steuerst du dein Konto:

Konto abmelden & löschen

Ein Logout meldet dich auf allen oClub-Oberflächen gleichzeitig ab. Möchtest du dein Konto löschen, findest du den Weg dazu in den Einstellungen bzw. auf der Website. Die Löschung entfernt deine persönlichen Daten gemäß den Datenschutzbestimmungen.

28 Häufige Fragen

29 Support & Kontakt

Kommst du nicht weiter?

• In der App: Öffne den Support-Bereich, um eine Anfrage zu stellen und ihren Status zu verfolgen.
• Dein Verein / deine Anlage: Bei Fragen zu einer konkreten Buchung, Rechnung oder Mitgliedschaft ist dein Verein oft die schnellste Adresse.
• Rechtliches: Nutzungsbedingungen, Datenschutz und Impressum findest du unter Einstellungen → Rechtliches.

02 Getting started & login

Create an account

1. Register Open the app and tap Register. Enter your name, email address and a password.
2. Confirm your email You'll receive a confirmation email. Tap the link inside to activate your account.
3. Complete your profile Optionally add a profile photo and your favourite sports — this improves recommendations and game invites.
4. Get going Done. You can immediately search for courts, join games or follow your club.

Signing in

Sign in with your email and password. Forgot your password? Tap Forgot password, enter your email and follow the link we send you.

Two-step confirmation

You can protect your account with a code by email on top of your password. It is optional — switch it on and it applies to both sign-in routes, in the app and on the web.

1. Switch it on Under Profile → Settings → Security, enable two-step confirmation.
2. Sign in After email and password we ask for a six-digit code, which we send you.
3. Remember the device On your own device you can be remembered — the second step then stays quiet there for a while.

Access to the Trainer Hub & Partner Platform

These surfaces are role-based. If you're enabled as a coach or operator, you sign in with the same oClub account — no separate registration needed. If you don't have access, contact your club or support.

03 Finding your way around

The member app is built around a fixed bar at the bottom (mobile) or top (desktop). It takes you to every main area with a single tap:

04 Book — court, course, coach

Under Book you'll find everything you can reserve: a court, a course or a session with a coach.

Find people to play

Still need someone? Using Find players on a court booking, you can advertise your match so others can join. Conversely, under Games you'll find open matches you can join.

Book a coach

Under Book → Coach the coach directory opens. Tap a profile to see sports, description and availability, and book a session directly.

Manage bookings & requests

All reservations come together under Bookings — courts, games and courses in one place. Some bookings need confirmation by the venue or coach; you'll find those under Bookings → Requests, where you can accept or decline.

05 Games

The Games area is the heart of the community: members organise open matches and join each other's. Here's what a game looks like:

Join a game

1. Browse Open matches near you — with sport, location, time, level and free spots.
2. Open a game All the details: who's already in, where it's played and what it costs.
3. Join Your spot is reserved; your share of the price is shown.
4. Coordinate Every game has its own chat — for meeting point, gear or changes.

Create your own game

In Games, tap New game. Choose sport, location and time, set the number of players and the level, and publish. As the creator you can edit or cancel your game at any time.

06 Clubs & Community

Clubs (communities) are the groups around your club or sports community. Here you see a feed with announcements, events and posts.

Create a club

Via Community → New club you can create your own group, describe it and invite others. As the founder you manage members and join requests (see Community management).

Under-16 youth trainers

oClub is generally for ages 16 and up. For young trainers aged 14 to 16 there is a supervised exception: they may sign up themselves, but must then be taken on by a club within 14 days.

1. Sign up with consent During sign-up the person selects “I'm a youth trainer under 16” and provides their date of birth plus a parent/guardian's name, email and explicit consent. People under 14 cannot register.
2. 14 days to be supervised After sign-up the person has 14 days to join a club (community) as a supervised member. The app shows a reminder with the days remaining. A club can also invite or add them directly.
3. No supervision: account paused If they are not attached to a club in time, the account is temporarily suspended (a waiting screen only) until a club takes over supervision. The supervising club is recorded as the supervising body.

07 Courses & Academy

Courses are guided training offerings — from weekly kids' training to adult courses. The Academy bundles “learn a sport” with matching coaches.

Find & join a course

1. Open the catalogue Go to Book → Course (or the Academy area, if enabled).
2. Choose a course Check description, dates, location, coach and price.
3. Register For yourself or for your child (see kids' profiles).
4. Track it Your courses appear under Profile → Courses with all dates.

If you run sessions yourself

If you're listed as a (co-)coach of a course, you'll find your led courses and their participant lists under Profile → Coaching, and you can record attendance / check-in per session. Full course management happens in the Trainer Hub.

08 Events

In the Events area you'll find registered or ticketed events at your club or sports centre — tournaments, club parties, taster days.

09 Profile, kids & codes

Under Profile you manage your account and everything attached to it.

Kids' profiles

Under Profile → Kids you create a separate profile for each child. When registering for a course or event, you then choose who takes part — you or a child. That keeps registrations cleanly separated.

10 Payment & invoices

Depending on the venue and club, you pay in different ways. What applies to you is always shown before you confirm.

Invoices and receipts for your bookings are available on the relevant booking or via your club. For questions about a specific bill, your club or the venue can help you directly.

11 Trainer Hub — overview

The Trainer Hub is your working surface as a coach. You sign in with your usual oClub account — provided your club has enabled you as a coach.

One account — one active context

At the top of the sidebar you choose your active context: “Me” (own offering) or one of your clubs. Almost every list — courses, dates, participants, compensation — only ever shows the selected context, not everything at once. If something's missing, first check that the right context is active.

The areas at a glance

This is how the platform’s menu is laid out — four groups. (This handbook’s chapters are listed further down and follow an order of their own.)

12 Creating & running courses

From an empty form to a published course — and what happens to the individual sessions afterwards.

Create a course — step by step

When you create one (+ New course), you first make two basic choices:

1. Basics Title, sport(s) (custom ones too), level (All / Beginner / Advanced / Pro), description, learning points and your cancellation terms.
2. Plan sessions (weekly schedule) Rows of weekday + start/end plus a date range (from–to). From this the Hub generates the individual sessions automatically — the preview shows dates, “X weeks from …” and free spots.
3. Price & courts Price per session or total; waitlist on/off; min/max age; max participants; assign a court/venue (see Court reservations).
4. Save The course is continuously auto-saved as a draft (“Draft saved”) — you can pick it back up any time.

Publishing & approval

How a course goes live depends on the type of offering:

• Own offering: “Publish course” → live immediately, no approval needed.
• Club course: “Submit for approval” → status Submitted. The sports leadership then releases it with “Approve & publish”. If something isn't ready, you'll see “Approval blocked: …”.

Manage sessions

Every session of a series can be run individually:

• Cancel / reinstate — mark a session “does not take place” (badge cancelled, participants are notified) and reinstate it if needed.
• Complete — mark a session as completed.
• Coaching team for this session — adjust the line-up per session, including a substitute.
• Start check-in — record attendance directly on the course day.

Changes only affect future sessions — past & attended dates stay untouched.

13 Roles, approvals & tools

Who may approve what in the club, how compensation is handled, and what else the hub brings along.

Roles, rights & approvals

• Type of offering — own offering (direct oClub payout) vs club course (approval needed, compensation via the club).
• Approval is done by sports leadership / admin or people with club-wide approval rights; pending approvals live under “Approvals”.
• Coaching team — the lead must be a real account. Co-coaches can be real members or placeholders (“enter a name”, link later); a stand-in is marked “Substitute”.

More tools

• Messages & substitute marketplace — message and organise stand-ins.
• Invitations & applications — manage joins and assignments per club (with permission).
• Education · Training journal · Drill library · Development — optional modules around training & development.
• My profile — trust score, bio, sports & languages, qualifications (status: Pending / Confirmed / Expired / Rejected), code of conduct and background-checked.

14 Partner Platform — overview

The Partner Platform is for sports centres, venue and club operators. Here you manage your locations and everything commercial around bookings. You sign in with the same oClub account you use in the app; with access to several operators, you switch the active one at the top of the sidebar.

The schedule, day view. A block’s colour belongs to the customer or club — never to a status.

The areas at a glance

Several former menu entries are now tabs, to keep the sidebar short: Locations and the site map sit under “Location & courts”, closure days under “Opening hours”, clubs under “Customers”, series gaps and declined under “Requests”.

The operator chapters

Everything else lives in its own chapter. Each one reads on its own:

Where to start

Nobody reads a handbook front to back. Depending on what you do in the house, these are the three chapters that count:

15 Roles, team & access

A role decides which menu entries someone sees and what they may do inside them. It is maintained per operator, not centrally.

Roles & access

What someone sees and may do is defined by their role. A role is not a fixed title but a combination of eight areas, each with a level — so you can also model a role no template covers (“caretaker”, “head of sport”).

Every role sees the Overview — an account that can sign in and then stares at an empty page would not be meaningful access. Each operator starts with five built-in roles:

This is managed under Team ▸ Roles & access: per role you see which areas it holds at which level, and who currently holds it. The lower three are templates — renameable, editable, deletable; you create your own roles alongside them.

Roles & access. Every column is a role, every row an area — “Caretaker” is one the operator created.

Many areas are additionally plan-gated (invoices, routing, recurring slots, team, shifts, inventory, reports, data manager …). If an area isn't in your plan, it won't appear even with a matching role.

Team, meetings & quick search

• Team — three tabs: Members (invite by email, assign a role), Notifications (who receives which operator emails) and Roles & access (see above).
• Shifts, tasks (maintenance/to-dos, also spawned straight from a booking) and inventory.
• Meetings — appointments with an attendee list and accept/decline; colleagues from the team are suggested, external people are added via a free address field.
• Quick search ⌘K — open with ⌘K / Ctrl+K and jump to bookings, customers, invoices, courts or actions (“New invoice”, “Create club” …) — only ever to areas your role can reach.

16 Location, courts & hours

Before anything can be booked, the venue has to be right: which courts exist, when you are open, and when you are not.

Location & courts

One menu entry with up to three tabs — the house, what stands in it, and where it sits:

• Location (or Locations from the second onwards) — master data, address and visibility of the venue; you create further locations from here.
• Courts — create and edit: name, slug (URL fragment), sports (incl. a primary one) and add-ons (e.g. floodlights). For subdivisible halls you pick a parent hall → sub-courts as a parent/child structure.
• Site map — location pin and court outlines on the map.

Opening hours & closure days

• Opening hours per venue, as a weekly grid.
• Closure days (second tab) — holidays and blackouts, for single locations or all at once; Austrian public holidays can be imported for a whole year instead of entered one by one. A closure day also blocks the day in the app and in the availability widget.

17 Schedule & bookings

The schedule is the screen that stays open all day.

The schedule

The schedule is the central view of your courts — as a day, week (hours or strip view) or month (chips or heatmap), with a sport filter across every view and optionally several locations at once.

• New booking — court, date, start/end/duration, sport, customer, rhythm (one-off or series), payment method, extras, price (net / VAT / discount), note — with live preview and an “all free” check.
• Existing booking (slot detail) — change the customer, reschedule & change court (price recalculates, a manually set price stays), override the price, add/remove extras, create a task.
• Series — a whole repeat in one step; failed dates become “series gaps” you can retry later.

Slot detail with the series scope. The notice names what does not carry along, before you save.

Colour coding

Colours represent clubs or customers (schools, clubs, guests …), not a status. You set the colour per club/customer (the club colour wins); without a colour, the default tone applies. Blocks hidden from a club appear anonymously as “Occupied”.

18 Requests & recurring slots

Not every booking starts with you. Requests arrive from clubs and from the app and want an answer — recurring slots are the opposite arrangement: agreed once, then repeating.

Handling requests

Under Requests, reservation requests from clubs and oClub members come together in one inbox (a channel chip distinguishes them; refreshes every 30 seconds). The sidebar badge and the tab counters cover the same locations as the list below them.

One inbox for both channels. The sidebar badge and the tab counters measure the same locations as the list.

1. Accept Optionally override the price (applies to this date only); a matching tariff is suggested automatically. Time, court and extras can still be adjusted while accepting.
2. Decline A reason is required — preset or free text. It's communicated to the requester.
3. Resolve first contact Link a still-unknown club to a customer.

Tabs with live counters: Open · Series gaps (failed series dates) · Declined (log with reason and handler). Expired requests automatically refund any pre-captured charge; the response deadline is set under Settings ▸ Cancellation policy.

Recurring slots

Recurring fixed slots for clubs: create via a wizard, “materialise” them into concrete bookings and export as iCal — including a seasonal hours overview. Anyone effectively holding the same slot for a whole season without a recurring slot on file shows up under Data manager ▸ Analysis ▸ Recurring slots.

19 Pricing & tariffs

Pricing is where most can go wrong — and the only place where it goes wrong silently. This chapter explains how a price comes about.

Pricing

• Tariffs per court and sport on a time-of-day timeline; a net/gross toggle (incl. Austrian VAT).
• Groups — via “Prices for” you add a price group as a second lane in the matrix and immediately see how far it sits from the standard price; “Manage groups →” next to it leads to members and group prices (see below).
• Special / customer prices for individual customers or clubs — in the respective detail page under Terms.

The tariff matrix for one court. “Prices for” lays a group over it as a second lane — the gap to the standard price becomes visible instead of having to be worked out.

Tariffs & price groups — how a price is formed

A price is never hard-wired — it is resolved on every booking. A best-price guarantee applies: of all the tariffs that match the person booking, the cheapest one wins automatically. So you can set one broad base rule and give individual clubs, groups or customers deliberately better prices, without maintaining everything twice — and the recommendation on the operator side is the same one the customer sees in the oClub app or Trainer Hub. Customers cannot choose their own price.

Surcharges stay. The best-price choice applies between these levels. Within a level the most specific tariff still wins — a deliberate evening/peak surcharge on the standard price is therefore not undercut by that level's cheaper daytime rate.

Price groups (Groups)

A group bundles several clubs and customers that get the same prices (e.g. „SPORTUNION members“, „Schools“, „Federations“). It is one thing with three properties:

• Name — how the group is labelled everywhere.
• Colour — the tone in the schedule and the chip in the customer list.
• Group tariff — the per-court prices that apply to every member.

You manage this under Pricing → Groups: create a group, pick a colour, add members (clubs and customers) and maintain the group tariff per court. A person joins a group via Customer detail → Group (or Club detail → Group) or through the import.

One group, no duplicate. There used to be separate „categories“ (colour only) and „price groups“ (price only). These are now merged: the same group carries both colour and price. So assigning a club to „SPORTUNION“ automatically gives it the SPORTUNION colour and the SPORTUNION tariff.

Excluding a customer from the group tariff

Because the cheapest tariff always wins, joining a group is the path to a cheaper price. If you want to keep a single customer in the group (for colour and assignment) but not apply the group price, switch the „Apply group tariff“ toggle to „Excluded“ under Customer detail → Group. The price then falls back to their own special price or the standard price; colour and group membership stay unchanged. This is the only way to bill more than the cheapest group tariff.

Where the prices show up

“Prices per court” on the club detail page. The breakdown shows every matching tariff — the billed one marked, the excluded one struck through.

Importing tariffs

Existing price lists don't need to be re-typed. Under Data manager ▸ Import there is a tariff import from Excel: columns for court, group, weekday/weekend and price. Groups that aren't found are created on import, courts are matched (the wizard asks when unsure). The customer import can also assign each customer directly to the right group via a „Groups“ column. Nothing changes until you confirm it in the wizard.

20 Customers & clubs

Everyone you bill lives in one directory — people, companies, schools and clubs side by side.

Customers & clubs

Customers is one directory for everyone you bill — with tabs by kind: All · People · Clubs (· Companies · Schools, once any exist). Search covers name, phone and aliases, and works word by word, so “Sportunion” also finds that club's people and not only the club itself.

One directory for everyone you bill. The colour chip is the price group — the same colour the schedule uses.

In the customer detail: master data, terms, billing & payment (e.g. allow invoice payment), group, tax exemption, colour on the schedule — plus that party's bookings and invoices.

• Customer terms — special terms per customer/club with validity (from/to), scope (venue/court/sport), weekdays and a seasonal hour quota. One community's terms can be mirrored to others.
• Club detail — master data, recent bookings, member list (individual members can be blocked), umbrella club and sections. Per venue you control under booking access which clubs may book.
• Merge — duplicate customers can be merged; bookings and invoices move along.
• Clubs on oClub — the clubs from the legacy import that have no club in the app yet: per club, either link it to an existing one or publish a new one. Deliberately one decision per row rather than a bulk button — two same-named clubs with real members in them cannot be pulled apart again.
• Registrations — who joined oClub through your linked club, with their assignment to a customer.

21 Courses

Courses belong to the Trainer Hub. The Partner Platform shows them because they take place on your courts.

Courses

Under Courses you see every course with a session on your courts — live from the Trainer Hub, club courses and coaches' own offerings alike. The Partner Platform stores no course data of its own; the hub stays the single source.

• Overview — every course across every location, filterable by sport, status and court.
• Course plan — the sessions over time, matching the schedule.
• Website — a stable address for embedding the course list on your own website, with per-course visibility and a live preview. Enrolment always runs through the oClub app.

Beyond reading there is a write path: roles with Schedule & hours ▸ Edit can create a club course whose sessions attach to that club's reservations.

22 Invoices & billing

From a played date to an issued invoice — and what happens when something turns out wrong afterwards.

Invoices

There are six entry points — from a whole month down to a single hour:

Month-end — not a stored snapshot but the continuously computed answer to “what does this month come to, and for whom”.

The pre-close checklist. Every item names the number, the reason and the path to where it is fixed.

Lifecycle: an invoice starts as a draft (editable). With “Approve & issue” it gets a number and becomes immutable. Corrections go through a credit note (negative counter-invoice) — an issued invoice is never changed or deleted.

The issued invoice. From the number onwards it is immutable — corrections go through a credit note.

23 Reports, data manager & routing

What comes out of the bookings when you need them not as an invoice but as a number, a file or a check.

Routing, reports & the data manager

• Invoice routing — defines per club × site × court which operator bills (default routing plus exceptions).
• Subsidy report — as PDF/XLSX.
• Payouts — what flows to you from in-app payments.

The data manager has three tabs:

24 Operator settings

Settings are organised in three groups; the overview page shows per section whether something is missing or broken.

Settings

Settings are organised in three groups; the overview page shows per section whether something is missing or broken.

25 Front desk, club access & getting started

Three things that sit beside the back office: the counter, the club access, and day one.

Front-desk mode

For the tablet at the desk there is a separate, stripped-back surface with four views — built for a device several people share:

• Now — the courts as tiles with what is currently running, plus late arrivals and the next bookings.
• Check-in — tick off arriving guests.
• Walk-in — book a customer at the door in a few taps. Requires the area level Bookings ▸ Full.
• Incidents — record damage and incidents.

Front-desk mode on the counter tablet — a surface of its own, not the back office shrunk down.

Club self-service

Clubs don't get a role in your back office but their own slim surface — an overview of the running season, recurring slots, new booking for extra slots beyond the fixed ones, members (list & invite) and invoices & balance. Extra bookings run without card payment and land in your usual billing flow.

Onboarding & payouts

New operators request access via “Request operator”; oClub sets up the operator and invites the team. Payouts/settlement run via stored bank details (SEPA) and are set up together with oClub.

26 Club management

If you sit on your club’s board, you get a management view of your own — not a separate application and not a second account. You open it inside the same oClub app you play in.

1. Switch profile Use the profile switcher at the top to pick your club instead of your personal account.
2. Open management On the club page, Manage leads into the console.
3. What you see follows your role The areas depend on the permissions your board role carries (see below).

Club management lives inside the oClub app at /communities/:id/manage — reached through the profile switcher.

Club roles

Four roles, three of them on the board. What someone may do follows three permissions the role carries:

Members

• Member list — who is in, since when, with which role; invite or remove individuals.
• Member requests — the queue of people who want to join your club: accept or decline.
• Roles & permissions — assign roles and read what each one grants.
• Mentoring — pairings between experienced and new members.
• Qualifications & code of conduct — keep an eye on your coaches’ credentials and their acceptance of the code.

Activity & court booking

• Trainings & games — plan, run and settle sessions.
• Book a court and My bookings — the same venue search and the same slot grid as in a personal account, only the invoice goes to the club instead of to you.
• Events — tournaments, club parties, board meetings and AGMs.
• Polls — find a date, or put a question to the club.
• Announcements — a message to the whole club, with read receipts.

My club

• Club profile — how your club appears in the app.
• Structure — umbrella club and sections.
• Documents — statutes, minutes and whatever else should be at hand.
• Rules & settings — how joining, visibility and notifications are handled.
• Payouts & invoicing — the club’s bank details and invoicing data.

27 Settings & privacy

Under Profile → Settings you control your account:

Sign out & delete account

A logout signs you out of all oClub surfaces at once. To delete your account, you'll find the path in settings or on the website. Deletion removes your personal data in line with the privacy policy.

28 FAQ

29 Support & contact

Stuck?

• In the app: Open the Support area to submit a request and track its status.
• Your club / venue: For questions about a specific booking, invoice or membership, your club is often the fastest contact.
• Legal: Terms of use, privacy policy and imprint are under Settings → Legal.